Jak zorganizować imprezę sportową?

Sportowa impreza musi spełniać pewne określone wymogi. Zwykle na celu ma popularyzację aktywności fizycznej lub współzawodnictwo. Może się odbywać na powietrzu lub hali sportowej. Do głównych zalet zalicza się między innymi poprawa wizerunku na świecie czy poprawa jakości życia. Planujesz organizację imprezy sportowej? Dowiedz się, jak tego dokonać!

Zdefiniowanie celu

Impreza turystyczna lub sportowa? Organizacja imprezy sportowej wymaga ustalenia koncepcji i logistyki. Dobrze jest się zastanowić, z czego będzie się składać event. Czy będzie to wydarzenie plenerowe czy w obiekcie zamkniętym? Wówczas konieczne będzie sprawdzenie przepisów prawnych, które umożliwiają organizację wydarzenia. Istotne są także standardy organizacyjne oraz logistyka. Należy zadbać o szybki przepływ informacji czy pomocy. Dobrze także pomyśleć nad wyposażeniem technicznym i logistycznym czy o kampanii reklamowej. Dobrze jest się poza tym zastanowić nad pełnioną funkcją imprezy sportowej. Jej celem może być:

• rekreacja
• aktywność fizyczna
• popularyzacja sportu
• akcja charytatywna
• aktywny wypoczynek
• funkcja wychowawcza

Warto się zastanowić, jakie efekty ma przynieść wydarzenie. Mogą być handlowe na przykład zwiększenie sprzedaży lub niehandlowe na przykład budowanie społeczności. Następnie do wskaźnika określ cel. Powinien być zgodny z zasadami SMART, a więc ambitny, realny, konkretny czy mierzalny. Dobrze także pomyśleć o cenie biletów sportowych.

Kto jest grupą docelową?

W trakcie organizacji imprezy sportowej należy pomyśleć, kto będzie jej odbiorcą. Dlatego warto określić:

• wiek
• cechy charakterystyczne – hobby czy praca
• wielkość grupy

Wpłynie to znacząco na program, jak i metodę komunikacji. Może się na przykład okazać, że wśród nich znajdą się osoby, które korzystają z transportu publicznego, i do których lepiej tak trafić niż przez media społecznościowe. Nie można także zapomnieć o bezpieczeństwie uczestników. Istotne jest otrzymanie pozwolenia na organizację eventu. Należy spełniać wszystkie wymogi prawne, a także uwzględnić współpracę ze służbami porządkowymi. Wymagana jest współpraca z policją, strażą pożarną, strażą miejską czy ratownicy medyczni. Dobrze również uwzględnić zabezpieczenie terenu wydarzenia. Należy poza tym wyznaczyć strefy dla kibiców oraz zawodników. Warto poza tym pomyśleć o współpracy z agencją ochrony.

Harmonogram działań

Planując imprezę sportową, najlepiej robić to krok po kroku. Najpierw wypisz najważniejsze rzeczy. Każde zadanie rozpisz na mniejsze. Ważne, aby uwzględnić odpowiedzialne za nie osoby. Warto pomyśleć o działaniach w sytuacji, gdy coś nie dojdzie do skutku. Wówczas dobrze jest mieć plan B. W harmonogramie powinny się znaleźć także przerwy. Przykładowy harmonogram:

1. Przywitanie uczestników
2. Przemówienia – gości czy szefa komitetu organizacyjnego
3. Flaga na maszt
4. Ślubowanie – sędziów i uczestników
5. Defilada i pokaz sprawności
6. Zawody

Oprócz tego warto pomyśleć o występach, konkursach czy loterii. Po finale zawodów powinno się odbyć ogłoszenie wyników i wręczenie nagród. Wreszcie na koniec można pomyśleć o czymś wyjątkowym na przykład pokazie sztucznych ogni.

Promocja

Promocję eventu sportowego należy rozpocząć wcześniej. Najlepiej rozłożyć działania na etapy. Wybór kanałów należy uzależnić od:

• grupy docelowej
• rozmiarów
• charakteru wydarzenia

Promocję można przeprowadzić przez różne sposoby. Zaliczają się do nich: media internetowe, strony WWW partnerów, media społecznościowe, newslettery, Google, lokalne przedsiębiorstwa, fora internetowe czy komunikacja miejska. Nie można także zapomnieć o ulotkach, plakatach, gazetach czy telewizji. Dobrze, aby materiały były spójne.